一、項目背景
本文以人流量大、比較典型的辦公大樓為例，介紹一下微信訪客系統(tǒng)解決方案，辦公大樓隨著企業(yè)單位的大量入住，每日到訪的人數(shù)逐漸增加，加之目前大部分采用純?nèi)斯さ怯浀姆绞?，使得前臺接待訪客登記效率降低、排隊等候時間長等問題，影響到物業(yè)服務(wù)和物業(yè)形象，迫切需要有更好的訪客管理模式，用更先進的技術(shù)，更合理的流程，在不降低安全標(biāo)準(zhǔn)的情況下，提高效率，提升訪客體驗和物業(yè)形象。
二、現(xiàn)狀分析
2.1現(xiàn)有接待來訪者的流程
現(xiàn)行的接待程序和接待方式大多是：
1)使用傳統(tǒng)的訪客一體機注冊方式。
2)實時到前臺對訪客進行人工登記。
流程如下：
①前臺接待員詢問來訪者情況、來訪事由、來訪者姓名等填寫來訪者的登記信息。
②接待者通知被訪人，確認訪客來訪無誤，允許訪問，有時需要留押訪客的身份證。
③前臺接待員填寫來訪者信息，為來訪者打印出來訪者的來訪者的訪客單。
2.2對來訪者問題的分析
在目前的訪客來訪登記的流程中，經(jīng)過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)市面上的訪客系統(tǒng)大部分都存在以下問題：
1)前臺不能知道來訪者的具體來訪事宜，被訪客是誰，要逐個詢問來訪者，整個過程比較煩瑣，低效且不禮貌。
2)接待處不能有效核實來訪者的真實身份。
3)需要接待員為來訪者逐個手動打開門禁，增加了接待員的工作量。
4)在一定時間內(nèi)有多少來訪者，需要人工翻閱記錄單，人工統(tǒng)計，工作量大、效率低。
5)安裝了傳統(tǒng)訪客一體機的用戶無法多點登錄，無法遠程登錄，無法根據(jù)權(quán)限自動查詢訪問記錄。
三、微信訪客系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)
構(gòu)建一套利用內(nèi)部人員刷臉進出、增加來訪者微信預(yù)約模式，使用二維碼和身份證進出的訪客管理系統(tǒng)。與此同時，系統(tǒng)將采用部署在我公司云服務(wù)器或物業(yè)方租用服務(wù)器的方式，與物業(yè)微信公眾號進行對接，具體建設(shè)目標(biāo)如下：
1)實現(xiàn)來訪者人員經(jīng)授權(quán)掃描二維碼或刷卡出入。
2)實現(xiàn)業(yè)主授權(quán)、訪客信息、人員進出數(shù)據(jù)全程記錄，責(zé)任到人。
3)減少物業(yè)管理的工作量，并不降低現(xiàn)行管理人員安全標(biāo)準(zhǔn)。
4)訪問者流程設(shè)計簡單而實用，使接待確認流程的效率提高了80%以上。
四、需求分析
基于當(dāng)前要求進行如下分析：
1.建立一套全網(wǎng)絡(luò)信息工具“微信訪客門禁管理系統(tǒng)”，解決訪客來訪等問題。
減少外地訪客前臺登記確認及樓層接待員等待時間，同時確保安保要求，實現(xiàn)方便快捷.閉環(huán)的全業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求。
2.通過微信訪客管理系統(tǒng)對來訪者進行全程監(jiān)控，使管理人員隨時了解現(xiàn)場情況，及時處理突發(fā)事件，并將所有數(shù)據(jù)存入系統(tǒng)進行復(fù)核。
3.智能微信訪客門禁管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)多種效益價值，增加物業(yè)方公眾號的活躍度，同時給用戶更豐富友好的體驗，從而更好地實現(xiàn)物業(yè)對外的智慧化形象。
五、微信訪客管理系統(tǒng)解決方案
5.1內(nèi)部員工微信業(yè)務(wù)綁定
由辦公樓物業(yè)管理公司根據(jù)入駐公司信息表導(dǎo)入信息后，將帳號分配給各業(yè)主公司，各公司根據(jù)物業(yè)分配的管理帳號自行管理員工。
5.2訪客管理系統(tǒng)的管理流程
在此基礎(chǔ)上，根據(jù)實際應(yīng)用的幾個場景，設(shè)計出本項目的訪客系統(tǒng)管理流程：
5.2.1邀請訪客（業(yè)主邀請客人來訪）
如果是業(yè)主單位的客人或VIP等，通過業(yè)主單位向客人發(fā)出邀請拜訪，盡顯對客人的尊重，具體操作流程如下：
1)業(yè)主單位經(jīng)綁定后在微信邀請頁面，填寫訪客相關(guān)信息，訪問時間，然后提交，頁面生成支持信息發(fā)送，支持短信、微信轉(zhuǎn)發(fā)等方式發(fā)出邀請；
2)訪客收到短信或微信邀約，訪客點擊短鏈接，會自動生成二維碼，二維碼只能在有效時間段內(nèi)使用。
3)訪客到達現(xiàn)場，用二維碼直接刷卡通過閘機。
4)二維碼可以設(shè)置系統(tǒng)的訪問有效期或次數(shù)。
5)物業(yè)可以在系統(tǒng)中查詢到某段時間內(nèi)所有訪客信息，以及由誰發(fā)出邀請，對個人負責(zé)；
5.2.2預(yù)約登記訪問（訪客申請）
訪客拜訪前，可提前登記拜訪事項，具體操作過程如下：
1)訪客通過微信公眾號進行注冊，在微信訪客登記頁面上填寫所個人的信息，填寫被訪人手機號手機號(必填，根據(jù)手機號匹配被訪者)等相關(guān)信息提交，發(fā)出預(yù)約拜訪請求；
2)在提出預(yù)約訪問申請后，公眾號將訪客信息以微信的形式發(fā)送給業(yè)主，審核通過后，系統(tǒng)在訪客微信上推送生成的二維碼。
3)訪客到達現(xiàn)場，用二維碼直接刷碼通過門禁。
4)物業(yè)可以查詢某段時間內(nèi)的訪客信息，以及由誰審核進入，對個人負責(zé)。(二維碼自動識別)
5.2.3現(xiàn)場來訪登記(沒有預(yù)約，帶身份證)
訪客是現(xiàn)場登記(沒有預(yù)約)參觀活動之前，具體的操作流程如下：
1)來訪者到達現(xiàn)場，接待員與業(yè)主單位進行電話溝通，確認允許來訪；
2)被訪人同意來訪后，訪客出示身份證，接待員在訪客機上刷卡，登記來訪者身份。
3)訪客機支持拍照與身份證進行人證比對，確認通過可打印訪客單，訪客可刷二維碼通過門禁，進入大樓；
4)物業(yè)可以在系統(tǒng)中查詢某段時間內(nèi)的訪客信息，業(yè)主單位的來訪信息，以及審核的訪問情況，將責(zé)任落實到個人。
5.2.4現(xiàn)場登記場景(沒有預(yù)約、沒有身份證或外國人)
如來訪者沒有帶身份證或外國人來訪問，辦理程序如下：
1)前臺接待員通過電話與業(yè)主單位聯(lián)系核實，是否允許來訪；
2)業(yè)主單位同意參觀后，前臺手工輸入來訪者信息，系統(tǒng)會給來訪者拍照、打印帶有二維碼的訪客單，或者將帶有二維碼的手機號碼發(fā)送一條帶有二維碼鏈接的短信，客人點擊生成二維碼即可進入；
5.2.5批量訪問方案
如果業(yè)主單位組織了大型會議，或者在某段時間內(nèi)有大量客人來訪，由于人數(shù)眾多，可以由會議組織者事先整理好來訪者的資料，導(dǎo)入系統(tǒng)，具體流程如下：
1)業(yè)主單位會議組織者可事先在系統(tǒng)中發(fā)起邀請，設(shè)定參觀期限，生成二維碼或短信邀請碼。企業(yè)單位給來訪者發(fā)送二維碼或短信邀請碼；如果有業(yè)主單位備有參會卡、邀請卡等，也可將二維碼打印在上面。
2)訪客到達現(xiàn)場，用二維碼直接在門禁上刷碼通行。參觀者進入后，本系統(tǒng)可將此作為會議簽到的依據(jù)提供給會議組織者；
3)物業(yè)可以在系統(tǒng)中查詢某段時間內(nèi)的訪客情況，單位來訪情況，以及由誰發(fā)出的邀請，對個人負責(zé)。
5.2.6訪問者黑名單
外來人員中可能有產(chǎn)品推銷、廣告、貸款、甚至騷擾等人員，系統(tǒng)可以設(shè)置將這些人員列入黑名單，不能再預(yù)約等，減少一些對業(yè)主不必要的干擾。
5.2.7聯(lián)動查詢進出記錄
微信訪客系統(tǒng)支持大量的訪客及通行數(shù)據(jù)存儲，便于數(shù)據(jù)報表查詢，同時還可以聯(lián)動門禁設(shè)備，形成一整套的安全防范系統(tǒng)。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化對訪客進行來訪登記、微信預(yù)約+自助通行+智能訪問使服務(wù)水平大大提高，提升單位形象。大大縮短了來訪者的登記時間，同時管理人員隨時了解來訪者的進出狀況，輕松實現(xiàn)數(shù)字化精確管理。
5.2.8滯留提醒
可以記錄大樓內(nèi)訪客的實時人員數(shù)量，今天到訪的訪客數(shù)量、離開人員數(shù)量及離開時間、滯留人員數(shù)量及位置等，并能迅速查詢同行人數(shù)。對于超時停留人員進行核查，確保區(qū)域內(nèi)的人員管理安全。
微信訪客系統(tǒng)可以解決訪客到訪需要現(xiàn)場登記繁瑣、核驗身份難、訪客到訪數(shù)據(jù)難以查詢等問題，為寫字樓、小區(qū)、工業(yè)園區(qū)、學(xué)校、企事業(yè)單位等提供更好的訪客拜訪體驗，同時加強區(qū)域內(nèi)的人員進出管理，確保區(qū)域內(nèi)的人員及財產(chǎn)安全，提升了管理效率和企業(yè)形象。
